Kebijakan Privasi: Aplikasi Karyawan Kasual HRIS

Terakhir diperbarui: 15 September 2026

Versi Bahasa Indonesia dari kebijakan ini adalah versi yang mengikat. Versi Bahasa Inggris disediakan untuk kemudahan.

1. Untuk siapa kebijakan ini berlaku

Kebijakan ini mencakup aplikasi seluler karyawan Kasual HRIS ("Aplikasi") yang digunakan oleh karyawan PT Kasual Jaya Sejahtera ("Kasual", "Kami"). Aplikasi ini adalah alat internal khusus untuk karyawan. Aplikasi ini tidak tersedia untuk publik, pelanggan, atau kandidat pekerja. Jika Anda bukan karyawan Kasual saat ini, kebijakan ini tidak berlaku bagi Anda dan Anda seharusnya tidak memiliki akses ke Aplikasi.

2. Siapa yang mengendalikan data Anda

Pengendali Data Pribadi adalah:

PT Kasual Jaya Sejahtera

Kontak: alam@kasual.id

Untuk setiap pertanyaan tentang kebijakan ini atau data Anda, hubungi Kami melalui email di atas.

3. Data apa yang Kami kumpulkan

Kami mengumpulkan data berikut dari dan tentang karyawan yang menggunakan Aplikasi.

Data identitas dan kontak. Nama lengkap, nomor telepon, email perusahaan, departemen, jabatan, tanggal bergabung, dan status kepegawaian.

Data perangkat dan masuk. Perangkat yang Anda gunakan untuk masuk, dan token keamanan yang diterbitkan untuk perangkat tersebut setelah Anda memverifikasi kode sekali pakai yang dikirim melalui WhatsApp. Kami tidak menggunakan kata sandi. Kode sekali pakai disimpan sebagai nilai hash, tidak pernah dalam bentuk teks biasa.

Data lokasi hanya saat check in dan check out. Saat Anda melakukan check in atau check out, Aplikasi mengirimkan koordinat perangkat Anda satu kali, bersama dengan tingkat akurasi pembacaan tersebut dan penanda yang menunjukkan apakah perangkat Anda melaporkan lokasi palsu atau hasil simulasi. Kami tidak melacak lokasi Anda pada waktu lain. Aplikasi tidak berjalan di latar belakang dan tidak mengumpulkan data lokasi di antara waktu check in dan check out.

Data masuk dan keluar area kehadiran. Selama satu jam sebelum dan satu jam sesudah jam kerja terjadwal Anda, Aplikasi dapat mencatat saat perangkat Anda memasuki atau meninggalkan area sekitar kantor. Setiap peristiwa masuk atau keluar hanya menyimpan jarak dari kantor dan tingkat akurasi pembacaan tersebut. Kami tidak mengumpulkan aliran lokasi Anda secara terus menerus, dan tidak ada data kehadiran yang dikumpulkan di luar jendela waktu tersebut. Lihat bagian 4 untuk cara kerja fitur ini.

Catatan kehadiran. Waktu dan tanggal setiap check in dan check out, apakah berada di dalam radius kantor, dan apakah dicatat sebagai tepat waktu, terlambat, atau melalui koreksi manual.

Pengajuan cuti dan lembur. Jenis pengajuan, tanggal, alasan yang Anda berikan, status persetujuan, dan lampiran apa pun yang Anda unggah, termasuk surat keterangan dokter atau dokumen medis lainnya ketika cuti sakit Anda memerlukannya.

Riwayat melihat slip gaji. Catatan periode slip gaji yang telah Anda buka. Angka slip gaji berasal dari catatan penggajian yang sudah ada dan hanya ditampilkan kepada Anda, tidak pernah kepada karyawan lain.

Foto profil. Foto yang Anda unggah untuk profil karyawan Anda.

Kontak darurat. Nama, hubungan, dan nomor telepon satu kontak darurat yang Anda berikan.

Percakapan asisten HR. Jika Anda menggunakan asisten HR di dalam Aplikasi, Kami menyimpan pertanyaan yang Anda ajukan dan jawaban yang Anda terima, agar percakapan dapat berlanjut dengan benar dan agar HR dapat meninjau pertanyaan yang dieskalasi. Asisten hanya menjawab dari catatan Anda sendiri dan dari dokumen HR yang dipublikasikan. Percakapan tidak digunakan untuk membangun profil periklanan.

Data notifikasi push. Jika notifikasi di perangkat Anda aktif, Kami menyimpan token push yang diterbitkan sistem operasi ponsel Anda untuk Aplikasi, dan teks notifikasi yang Kami kirimkan kepada Anda, agar Kami dapat mengirimkan pengingat seperti pemberitahuan kehadiran, pengingat check in, atau pembaruan kehadiran atau cuti ke perangkat Anda.

4. Kesadaran kehadiran selama jam kantor

Selama satu jam sebelum waktu mulai terjadwal Anda hingga satu jam setelah waktu selesai terjadwal Anda, Aplikasi menggunakan geofence, yaitu batas virtual di sekitar kantor, untuk membantu memastikan bahwa karyawan hadir selama jam kerja. Fitur ini bekerja berdampingan dengan check in dan check out. Fitur ini tidak menggantikannya.

Jika Aplikasi mendeteksi bahwa perangkat Anda telah meninggalkan area kantor selama lebih dari 30 menit dalam jendela waktu ini, Aplikasi mengirimkan notifikasi yang meminta Anda untuk merespons. Jika Anda tidak merespons dalam 15 menit berikutnya, Aplikasi memberi tahu pemilik dan HR bahwa Anda telah berada di luar kantor untuk waktu yang lama, agar mereka dapat menindaklanjuti dengan Anda secara langsung.

Jika Aplikasi mendeteksi bahwa perangkat Anda berada di dalam area kantor dalam jendela waktu ini dan Anda belum melakukan check in, Aplikasi mengirimkan pengingat untuk melakukan check in.

Fitur ini adalah pengingat, bukan hukuman otomatis. Fitur ini tidak dengan sendirinya menandai Anda terlambat, memotong gaji Anda, atau mengambil tindakan disipliner apa pun. Setiap keputusan tentang kehadiran Anda dibuat oleh manusia, bukan secara otomatis oleh Aplikasi.

Anda dapat memilih keluar dari kesadaran kehadiran. Kontak HR Anda dapat melihat apakah Anda telah memilih keluar. Memilih keluar tidak memengaruhi catatan check in dan check out Anda atau bagian lain mana pun dari Aplikasi.

Kami menyimpan peristiwa masuk dan keluar area kehadiran selama 90 hari, setelah itu peristiwa tersebut dihapus. Kami tidak menyimpan jejak lokasi yang terus menerus, dan Kami tidak mengumpulkan data kehadiran pada waktu apa pun di luar jendela yang dijelaskan dalam bagian ini.

5. Mengapa Kami mengumpulkan data ini

Kami menggunakan data ini hanya untuk administrasi kepegawaian, yaitu:

• Mencatat kehadiran, cuti, dan lembur berdasarkan perjanjian kerja Anda dan hukum ketenagakerjaan Indonesia.
• Menghitung dan menyalurkan gaji Anda melalui proses penggajian yang sudah ada.
• Memverifikasi identitas Anda saat Anda masuk.
• Menangani pengajuan cuti, lembur, dan koreksi beserta persetujuannya.
• Menjaga kontak darurat Anda tersedia jika terjadi insiden di tempat kerja.
• Menampilkan peta kantor agar Anda dapat memastikan bahwa Anda melakukan check in dari lokasi yang benar.
• Memastikan bahwa karyawan hadir selama jam kerja terjadwal, dimulai dengan pengingat kepada karyawan sebelum pihak lain diberi tahu.
• Menjawab pertanyaan HR rutin melalui asisten dan meneruskan pertanyaan yang tidak dapat Kami jawab kepada staf HR.
• Mengirimkan notifikasi push, seperti pengingat dan pembaruan status, ke perangkat Anda.
• Memenuhi kewajiban pencatatan berdasarkan hukum ketenagakerjaan dan perpajakan Indonesia.

Kami tidak menggunakan data ini untuk pemasaran, dan Kami tidak menjualnya kepada pihak ketiga mana pun.

6. Dasar hukum berdasarkan Undang-Undang No. 27 Tahun 2022 (UU PDP)

Kami memproses data ini berdasarkan dasar hukum berikut dalam Undang-Undang Perlindungan Data Pribadi (UU PDP):

• Pelaksanaan perjanjian. Sebagian besar pemrosesan ini diperlukan untuk melaksanakan perjanjian kerja Anda, termasuk kehadiran, cuti, lembur, dan akses slip gaji.
• Pemenuhan kewajiban hukum. Sebagian data, termasuk catatan penggajian dan kehadiran, disimpan untuk memenuhi kewajiban pelaporan ketenagakerjaan, perpajakan, dan ketenagakerjaan Indonesia.
• Kepentingan yang sah. Sejumlah kecil pemrosesan, seperti token keamanan perangkat, kesadaran kehadiran selama jam kerja, dan catatan eskalasi asisten HR, mendukung keamanan dan operasi normal sistem HR internal, dengan cara yang wajar diharapkan oleh karyawan dari pemberi kerja.

Kami tidak mengandalkan persetujuan Anda sebagai satu-satunya dasar pemrosesan ini, karena data diperlukan untuk menjalankan hubungan kerja. Ketika suatu fitur bersifat opsional, seperti foto profil atau kesadaran kehadiran, Kami akan memberi tahu Anda pada saat pengumpulan.

7. Siapa yang memproses data ini

Kami menggunakan Prosesor Data Pribadi berikut, yang bertindak hanya atas instruksi Kami:

• Microsoft Azure, dihosting di wilayah Indonesia atau Asia Tenggara, untuk basis data, penyimpanan berkas, dan hosting backend yang menjalankan Aplikasi.
• Azure OpenAI, untuk asisten HR. Azure OpenAI memproses pertanyaan Anda dan catatan yang diizinkan untuk dibaca asisten atas nama Anda, dan mengembalikan jawaban. Azure OpenAI tidak menggunakan data ini untuk melatih modelnya.
• Azure Maps, untuk menghasilkan gambar peta kantor yang ditampilkan pada layar check in. Koordinat langsung Anda tidak dikirim ke Azure Maps, gambar peta adalah gambar tetap dari lokasi kantor yang disimpan sementara oleh server Kami sendiri.
• WhatsApp, untuk mengirimkan kode masuk sekali pakai dan notifikasi HR tertentu ke nomor telepon terdaftar Anda.
• Google Firebase Cloud Messaging, untuk mengirimkan notifikasi push ke perangkat Android. Firebase Cloud Messaging menerima token push perangkat dan teks notifikasi.
• Apple Push Notification service, untuk mengirimkan notifikasi push ke perangkat iOS. Apple Push Notification service menerima token push perangkat dan teks notifikasi.

Kami tidak membagikan data Anda dengan perusahaan luar lainnya. Kami tidak mentransfer data Anda di luar para prosesor ini untuk tujuan lain apa pun.

8. Berapa lama Kami menyimpan data ini

Kami menyimpan data selama diperlukan untuk tujuan di atas, dan tidak lebih lama. Sebagai aturan umum:

• Catatan identitas, kehadiran, dan cuti disimpan selama masa kerja Anda ditambah periode yang diwajibkan oleh aturan ketenagakerjaan dan pencatatan Indonesia, umumnya hingga lima tahun untuk kehadiran dan sepuluh tahun untuk catatan penggajian.
• Koordinat lokasi persis dari check in dan check out disimpan untuk periode terbatas, setelah itu Kami hanya menyimpan status kehadiran yang dihasilkan, bukan koordinatnya.
• Peristiwa masuk dan keluar area kehadiran disimpan selama 90 hari sejak terjadinya, setelah itu dihapus.
• Kode masuk sekali pakai disimpan sebentar dan kemudian dihapus.
• Rincian kontak darurat dan foto profil Anda dihapus dalam periode singkat setelah Anda meninggalkan perusahaan, kecuali Kami diwajibkan menyimpannya lebih lama karena alasan hukum.
• Percakapan asisten HR disimpan agar HR dapat meninjau pertanyaan yang dieskalasi dan agar catatan tetap akurat, dan tunduk pada retensi berbasis kepegawaian yang sama seperti catatan HR lainnya.

Ketika Anda meninggalkan perusahaan, Kami menutup akun Anda dan menghentikan pengumpulan lebih lanjut. Sebagian catatan disimpan setelahnya hanya jika diwajibkan oleh hukum.

9. Hak Anda

Berdasarkan hukum Indonesia, Anda sebagai Subjek Data Pribadi memiliki hak untuk:

• Menanyakan kepada Kami data pribadi apa yang Kami simpan tentang Anda.
• Meminta Kami memperbaiki data yang salah atau sudah tidak berlaku.
• Meminta Kami menghapus data yang tidak lagi diperlukan, kecuali jika hukum mewajibkan Kami menyimpannya.
• Menarik pilihan yang bersifat opsional, seperti foto profil atau kesadaran kehadiran, kapan saja.
• Mengajukan pertanyaan atau menyampaikan keluhan tentang bagaimana data Anda ditangani.

Untuk menggunakan hak-hak ini, hubungi alam@kasual.id atau kontak HR Anda. Kami akan merespons dalam waktu yang wajar. Jika Anda tidak puas dengan respons Kami, Anda juga dapat menyampaikan masalah tersebut kepada otoritas Indonesia yang berwenang di bidang perlindungan data pribadi.

10. Bagaimana Kami melindungi data Anda

Kami membatasi akses ke data Anda sesuai dengan kebutuhan setiap sistem dan setiap orang. Data slip gaji dan data terkait kesehatan diperlakukan sebagai data yang sangat sensitif dan hanya tersedia bagi Anda dan staf HR tertentu yang memprosesnya. Kode masuk dan token keamanan disimpan dalam bentuk hash atau terenkripsi. Dokumen seperti surat keterangan medis disimpan secara privat dan dibagikan hanya melalui tautan berumur pendek dengan akses terkontrol. Kami menyimpan catatan siapa yang mengakses data sensitif dan kapan, agar penyalahgunaan dapat dideteksi dan diselidiki.

Tidak ada sistem yang sepenuhnya bebas dari risiko. Jika terjadi insiden data yang memengaruhi data pribadi Anda, Kami akan menyelidikinya dan mengambil langkah-langkah yang diwajibkan oleh hukum Indonesia, termasuk memberi tahu karyawan yang terdampak dan otoritas jika diwajibkan.

11. Anak-anak

Aplikasi ini hanya untuk karyawan. Kasual tidak mempekerjakan siapa pun yang berusia di bawah 18 tahun, sehingga Aplikasi tidak ditujukan untuk dan tidak dengan sengaja mengumpulkan data dari siapa pun yang berusia di bawah 18 tahun.

12. Perubahan pada kebijakan ini

Kami dapat memperbarui kebijakan ini dari waktu ke waktu, misalnya jika Kami menambahkan fitur baru atau jika ada perubahan hukum. Jika Kami melakukan perubahan material, Kami akan memberi tahu karyawan sebelum perubahan tersebut berlaku, melalui Aplikasi, email, atau saluran lain yang biasa Kami gunakan untuk menjangkau staf. Tanggal di bagian atas halaman ini menunjukkan kapan kebijakan ini terakhir diperbarui.

13. Kontak

Jika Anda memiliki pertanyaan tentang kebijakan ini atau tentang data pribadi Anda, hubungi:

PT Kasual Jaya Sejahtera

Email: alam@kasual.id

Tanggal berlaku: 15 September 2026

English version

Privacy Policy: Kasual HRIS Employee App

Last updated: 15 September 2026

The Indonesian version of this policy is the binding version. This English

version is provided for convenience.

1. Who this policy is for

This policy covers the Kasual HRIS employee mobile application (the "App")

used by employees of PT Kasual Jaya Sejahtera ("Kasual," "we," "us"). The

App is an internal tool for employees only. It is not available to the

public, customers, or job candidates. If you are not a current Kasual

employee, this policy does not apply to you and you should not have access

to the App.

2. Who controls your data

The data controller is:

PT Kasual Jaya Sejahtera

Contact: alam@kasual.id

For any question about this policy or your data, contact us at the email

above.

3. What data we collect

We collect the following data from and about employees who use the App.

Identity and contact data. Full name, phone number, company email,

department, position, join date, and employment status.

Device and sign in data. The device you sign in from, and a security

token issued to that device after you verify a one time code sent by

WhatsApp. We do not use a password. The one time code is stored as a

hashed value, never in plain text.

Location data at check in and check out only. When you check in or

check out, the App sends your device coordinates once, together with the

accuracy of that reading and a flag that shows if your device reported a

mock or simulated location. We do not track your location at any other

time. The App does not run in the background and does not collect location

data between check in and check out.

Presence entry and exit data. During the hour before and the hour

after your scheduled work hours, the App may register when your device

enters or leaves the area around the office. Each entry or exit event

stores only the distance from the office and the accuracy of that reading.

We do not collect a continuous stream of your location, and no presence

data is collected outside that time window. See section 4 for how this

feature works.

Attendance records. The time and date of each check in and check out,

whether it fell inside the office radius, and whether it was recorded as

on time, late, or through a manual correction.

Leave and overtime requests. The type of request, the dates, the

reason you provide, the approval status, and any attachment you upload,

including a doctor's note or other medical document when your sick leave

requires one.

Payslip views. A record of which payslip periods you have opened.

Payslip figures come from existing payroll records and are shown to you

only, never to another employee.

Profile photo. A photo you upload for your employee profile.

Emergency contact. The name, relationship, and phone number of one

emergency contact you provide.

HR assistant conversations. If you use the in-app HR assistant, we

store the questions you ask and the answers you receive, so the

conversation can continue correctly and so HR can review escalated

questions. The assistant only answers from your own records and from

published HR documents. Conversations are not used to build an advertising

profile.

Push notification data. If your device has notifications turned on, we

store the push token your phone's operating system issues for the App, and

the text of the notification we send you, so we can deliver reminders such

as a presence notice, a check in nudge, or an attendance or leave update

to your device.

4. Presence awareness during office hours

During the hour before your scheduled start time to the hour after your

scheduled end time, the App uses a geofence, a virtual boundary around the

office, to help confirm that employees are present during work hours. This

works alongside check in and check out. It does not replace them.

If the App detects that your device has left the office area for more than

30 minutes during this window, it sends you a notification asking you to

respond. If you do not respond within 15 more minutes, the App notifies

the owner and HR that you have been away from the office for an extended

period, so they can follow up with you directly.

If the App detects that your device is inside the office area during this

window and you have not checked in, it sends you a reminder to check in.

This feature is a nudge, not an automatic penalty. It does not by itself

mark you late, deduct your pay, or take any disciplinary action. Any

decision about your attendance is made by a person, not automatically by

the App.

You can opt out of presence awareness. Your HR contact can see whether you

have opted out. Opting out does not affect your check in and check out

records or any other part of the App.

We keep presence entry and exit events for 90 days, after which they are

deleted. We do not keep a continuous location trail, and we do not collect

presence data at any time outside the window described in this section.

5. Why we collect this data

We use this data only for employment administration, meaning:

• Recording attendance, leave, and overtime under your work agreement and

Indonesian labour law.

• Calculating and delivering your pay through existing payroll processes.
• Verifying your identity when you sign in.
• Handling leave, overtime, and correction requests and their approvals.
• Keeping your emergency contact available in case of a workplace

incident.

• Showing you an office map so you can confirm you are checking in from

the right location.

• Confirming that employees are present during scheduled work hours,

starting with a reminder to the employee before anyone else is told.

• Answering routine HR questions through the assistant and routing

questions we cannot answer to an HR staff member.

• Delivering push notifications, such as reminders and status updates, to

your device.

• Meeting record keeping duties under Indonesian labour and tax law.

We do not use this data for marketing, and we do not sell it to any third

party.

6. Legal basis under Law No. 27 of 2022 (UU PDP)

We process this data under the following legal bases in the Personal Data

Protection Law (UU PDP):

• Performance of a contract. Most of this processing is necessary to

carry out your employment agreement, including attendance, leave,

overtime, and payslip access.

• Compliance with a legal obligation. Some data, including payroll and

attendance records, is kept to meet Indonesian labour, tax, and manpower

reporting obligations.

• Legitimate interest. A small amount of processing, such as device

security tokens, presence awareness during work hours, and the HR

assistant's escalation log, supports the security and normal operation of

an internal HR system, in a way that a reasonable employee would expect

from an employer.

We do not rely on your consent as the sole basis for this processing,

because the data is needed to run the employment relationship. Where a

specific feature is optional, such as the profile photo or presence

awareness, we will tell you at the point of collection.

7. Who processes this data

We use the following processors, acting only on our instructions:

• Microsoft Azure, hosted in an Indonesia or Southeast Asia region,

for the database, file storage, and backend hosting that runs the App.

• Azure OpenAI, for the HR assistant. Azure OpenAI processes your

question and the records the assistant is allowed to read on your behalf,

and returns an answer. Azure OpenAI does not use this data to train its

models.

• Azure Maps, to generate the office map image shown on the check in

screen. Your live coordinates are not sent to Azure Maps, the map image is

a fixed image of the office location, cached by our own server.

• WhatsApp, to deliver the one time sign in code and selected HR

notifications to your registered phone number.

• Google Firebase Cloud Messaging, to deliver push notifications to

Android devices. Firebase Cloud Messaging receives the device's push token

and the text of the notification.

• Apple Push Notification service, to deliver push notifications to

iOS devices. Apple Push Notification service receives the device's push

token and the text of the notification.

We do not share your data with any other outside company. We do not

transfer your data outside these processors for any other purpose.

8. How long we keep this data

We keep data for as long as needed for the purposes above, and no longer.

As a general rule:

• Identity, attendance, and leave records are kept for the length of your

employment plus a period required by Indonesian labour and record keeping

rules, generally up to five years for attendance and ten years for payroll

records.

• Exact location coordinates from check in and check out are kept for a

limited period, after which we keep only the resulting attendance status,

not the coordinates.

• Presence entry and exit events are kept for 90 days from when they

occur, after which they are deleted.

• One time sign in codes are kept briefly and then deleted.
• Emergency contact details and your profile photo are deleted within a

short period after you leave the company, unless we are required to keep

them longer for a legal reason.

• HR assistant conversations are kept so HR can review escalated questions

and so records stay accurate, and are subject to the same employment based

retention as other HR records.

When you leave the company, we close your account and stop any further

collection. Some records are kept afterward only where the law requires

it.

9. Your rights

Under Indonesian law, you have the right to:

• Ask us what personal data we hold about you.
• Ask us to correct data that is wrong or out of date.
• Ask us to delete data that is no longer needed, except where the law

requires us to keep it.

• Withdraw an optional choice, such as your profile photo or presence

awareness, at any time.

• Ask questions or raise a complaint about how your data is handled.

To use any of these rights, contact alam@kasual.id or your HR contact. We

will respond within a reasonable time. If you are not satisfied with our

response, you may also raise the matter with the relevant Indonesian

authority responsible for personal data protection.

10. How we protect your data

We limit access to your data to what each system and each person needs.

Payslip and health related data is treated as especially sensitive and is

available only to you and to the specific HR staff who process it. Sign in

codes and security tokens are stored in hashed or encrypted form.

Documents such as medical notes are stored privately and shared only

through short lived, access controlled links. We keep a record of who

accessed sensitive data and when, so misuse can be detected and

investigated.

No system is completely free of risk. If a data incident affecting your

personal data occurs, we will investigate it and take the steps required

by Indonesian law, including notifying affected employees and the

authority where required.

11. Children

The App is for employees only. Kasual does not employ anyone under 18

years old, so the App is not intended for and does not knowingly collect

data from anyone under 18.

12. Changes to this policy

We may update this policy from time to time, for example if we add a new

feature or a law changes. If we make a material change, we will tell

employees before the change takes effect, through the App, email, or

another channel we normally use to reach staff. The date at the top of

this page shows when it was last updated.

13. Contact

If you have a question about this policy or about your personal data,

contact:

PT Kasual Jaya Sejahtera

Email: alam@kasual.id

Effective date: 15 September 2026